一. 为规范基金会行政事务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，提高办事效率，特制定本制度。

二. 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，办文完毕时及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走和销毁。

三. 凡本会缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集分类归档。

四. 专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

五. 归档范围

1. 基金会的各项规划、计划、统计数据资料、财务审计、救助情况、救助对象的申请资料、劳动工资、人事档案、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料都要归档。

2. 基金会的历史沿革、大事记及反映本会重要活动的剪报、照片、录音、录像等都要及时归档。

3. 本会的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来住的书信。

4. 所有档案按类别和年度分别归档，装订成册。

六. 档案的借阅

1. 借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》，并阅读借阅档案的有关规定。

2. 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须经理事长、秘书长批准后方可摘录和复制，一般内部档案必须由办公室负责人批准后方可摘录和复制。

3. 归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告会领导。

七. 档案的销毁

1. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁本会档案材料。

2. 若需要销毁时，必须严格执行档案部门有关规定，编制《档案销毁清册》，属密级档案须经理事长、秘书长批准后方可销毁，一般内部档案，须经办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3. 经批准销毁的档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。